Birçok firmada, işgörenlere verilen önemi göstermek için kurulan öneri sistemi, günümüzde fikirlerin rekabet ettiği bir ortama dönüştü. Firmalar çalışanları motive etmek için değil,gerçekten fikirlerinin işe yaradığını gördüklerin için Öneri Taip Sistemlerini tercih ediyorlar. İşgörenlerin sunduğu öneriler süreçleri iyileştirmenin yanında yenilikçilikte getiriyor ve verimlilik, kalite, müşteri memnuniyetini arttırıyor. Üstelik zaman ve maliyet kazançları da yine işgörenlerin sunduğu öneriler sonucu elde edilebiliyor.

Toyota 1951 yılında öneri sistemi uygulamalarına başladı.1986 yılından bu yana 200bin işgöreninden toplamda 16,2milyon öneri aldı. İşgörenler %98 gibi yüksek bir oranla öneri sistemine katılmışlardır. Tüm şirket çalışanlarından fikirler gelmiştir.

Ne işe yarar / Nerede Kullanılır ?

Öneri Sistemi doğru ve verimli kullanıldığında küçük önerilerden büyük tasarruflar ve kazançlar elde edilebilir.

Öneri sistemi ile firmalar, işgörenlerin fikirlerinden faydalanarak işletme, üretim, lojistik maliyetlerini indirgeme, kaliteyi yükseltme, iş güvenliği konusunda gelişim sağlama imkanı bulurlar. Diğer bir kazanım ise işgörenlerin iş ortamındaki rekabete hazırlanması firmanın misyonuna uygun eğitim ve kabiliyetlerle donatılmasıdır. Öneri takip sistemi kullanılan firmalarda, işgörenler fikirlerini üst yönetime iletme imkanı bulmakta ve işgörenlerin yaptıkları işi iyileştirme konusunda kendilerine fırsat verilmektedir. Bu da işgörenlerin performansında artışa ve şirkete olan örgütsel bağlılıklarının artmasına yardımcı olur.

Nasıl Uygulanır ?

Öneri Takip Sisteminin uygulanmasındaki temel amaç iişgörenlerin fikirlerini iletebileceği ve fikirler değerlendirilerek, uygulamaya geçirileceği bir yapının kurulmasıdır.

1) Fikirlerin sunulması:

İşgörenlerden kolay ve etkin bir yöntemle öneri fikirlerinin alınması gerekir. En geçerli yöntem önerilerin formlara yazılması ve bir takım bölümlerde yer alan öneri kutularına atılması ya da yöneticilere, var ise Kaizen ofisine teslim edilmesidir. İşgörenler fikirlerinin doğru kişilere ve güvenli bir şekilde iletileceğinden emin olmalıdır.

2) Fikirlerin değerlendirilmesi:

Toplanan fikirler bir takım kriterlere göre değerlendirilir. Bunun için çeşitli yöntemler kullanılmaktadır. İşgören yöneticisinin ya da Kaizen Ofisinin gelen önerileri değerlendirmesi, oluşturulacak bir değerleme ekibinin önerileri değerlendirmesi bu yöntemlerden birkaçıdır. Bu değerleme sürecinde en önemli kısım, değerlemenin tarafsız, adil ve teknik yönden güçlü olmasıdır.

3) Fikirlerin uygulanması:

Alınan ve değerlenen fikirlerden, hayata geçirilmesine karar verilen fikirler uygulamaya alınır. Uygulanan yöntemler önerinin çeşidine göre farklılık gösterir. Uygulanması zaman almayan ve kolay olan fikirler (iyileştirme önerileri) ilgili birim veya öneri sahibi tarafından uygulamaya geçilir. Fakat, birden fazla birimi ilgilendiren, uygulaması zaman alan, ekip çalışması gerektiren öneriler için bir Kaizen grubu kurulur ve Kaizen uygulamasının adımları izlenerek gerçekleştirilir. Öneri sahibinin, öneri uygulamasında yer almasına özen gösterilir. Fikirlerin uygulanması ve sonrasında da devam ettirilmesi sistemin devamlılığı açısından çok önemlidir.

Öneri takip sisteminin başarılı bir şekilde işlemesi için dikkat edilmesi gerekenler:

Yönetimin desteği, takibi ve kararlılığı,

Önerilerin kolay yöntemlerle ve güvenilir biçimde alınması,

Sistemin gerçek amacı işi en iyi bilenin öneride bulunmasını sağlamakla birlikte, işgörenin yaptığı iş dışında diğer konularda da fikir vermesine imkan sağlandığı bir sistemin işleyişe geçmesi,

Önerileri önemli veya önemsiz diye ayırmadan hepsinin değerlendirmeye alınması,

Önerilerin değerlendirilmesinin hızlı bir şekilde ve belli normlara göre yapılması,

Teorik ve ayrıntılı bilgiden kaçınarak, daha çok uygulamaya yönelik ve değişik bakış açıları kazandırmaya yönelik eğitim programı,

Ekip içi iletişimin yüksek tutulması ve ekip üyelerinin birbirini iyi tanımasının sağlanması,

Ödüllendirme sistemi uygulanıyorsa, motivasyonu düşürmemek adına ödüllendirmenin zamanında ve eksiksiz yapılması gerekmektedir.